summit 2016 四籌 20160220
這是 g0v summit 2016 籌備紀錄，欲參加者請 email 至 g0v-summit-staff-2016@googlegroups.com 報名工作人員。
時間：2016/2/20 (六) 18:00-20:10
地點：摩茲工寮
參加：pennyken, muka, beichou, soidid, pm5, ly, lee, mouse, a0kman, grass, stella, 卡西（20:00）
行政
- 票選餐廳完成，講者飲食習慣，議程組要給行政組
- 完成了「工人交通補助辦法」：要事先申請才能補助。補助上限表。來程把票根給大會，回程用寄的。基金會會再轉帳過去。因為免手續費有一定數額，所以到時候會轉帳排程。
- 大家記得 3/23 之前要去登記工人表格！不然交通補助跟住宿就都沒有囉。
場務
- 今天開始找人，大概三天會找好。
- 工人同樂會：兩～三週前舉辦（預計 4/30 星期六下午）
- 第一天下午飲料就好，不用點心。
- 鐵盒便當廠商
- 黃平洋鐵路便當
- 天母總店才有足夠的鐵盒便當，至少可以出 500 個。
- 02-28720802
- 台北市士林區士東路91巷5號
- 價格約 80~90
Pomin Wu 詢問中
- 餐具（600 份）：筷子、叉子、盤子預算 GG，用免洗方案。必須開發票。
- 報到（票務規劃，場務協助），主要是 kktix 跟公務人員兩種。
- 不會有門神、沒有攤位、直接用中研院的桌子。有用餐區。
- LY 跟 clkao 說要借用大松的塑膠桌牌
- 工人報到時間：（看各組任務略有不同）7:20 場務、線路會最早到，有沒有住宿會差很多。8:00 中研院門才開。議程助理可能 7:30 要到。第二天大約比第一天晚半個小時。
- 講者晚宴（辦桌）：講者、口譯、議程組，大約吃：7-9點。有參加的工人要留下來撤場，大概到 10 點左右。有參加講者晚宴的應該會全部強制住宿。贊助商（估 30），紀錄組 LY 去問，可以先估 2 人。
行銷
- 設計品交的時程，東西的印刷四月底前搞定。四月中前交稿。
- 贊助：跨頁 / 單頁（muka 再給詳細規範，要請贊助商自行完稿）
- 議程：講者的介紹、分軌（介紹）、軌的介紹
- 遊戲的規劃狀況還在想
- 紀念品販售：要紀念品攤位，要開發票
議程
- 票務：要保留手慢票，可能到前一兩天才會報名。大約需要 100 張（事前就要報名好）。現場 VIP 僅保留 10 張。準備哭哭票 SOP。議程組必須事先拿到手慢君 list。
- 行政：跟行政討論代訂住宿等付款的 SOP。
- 行銷：
- 個人行程由 muka 協助。muka 找一下去年的版。
- 要給的講者資料：講者文字介紹跟圖片（給公關跟行銷）
- 票務：講者的票由議程自己開，因為需要不同的資料。
- unconf 在第二天早上，問小卓可否規劃 detail。便當部分，可能有個時間確認人數後，報到處要直接把領便當的部分劃掉。
- 立委與助理要報「一般票 with invited code」
- 講者如果有 sponsor，要記得拿網站的 logo 和 文字。
直播
- 器材準備中。
線路
- 沒有特別要報告的。
票務
- 總共與會人數 800（含工作人員 60，講者 36，政府 60，媒體 20，贊助 110）
- 現在有兩種報到方式：
- 紙本 - 國發會公務人員報到（a0kman）
- kktix
- 會有現場付款，準備收據
- 要租用報到的機器，要跟華娛接洽
- 需要議程的人在報到處，講者來了之後由議程助理接走
- 講者的票由議程自己開，因為需要不同的資料
銷售
確認哪些東西需要由贊助商提供，哪些是由我們自己寫。
- 社交網站專屬宣傳
- 請廠商提供：一張圖1400x1400pix，字數 200-300 字。如果廠商可以出兩份最好，否則就跟網站的一樣。
- 到時候銷售組再貼到新聞中心
- 迎賓袋文宣紀念品
- 自有紀念品 & A4 內之文宣
- 看要不要租用「集貨點服務」（一個半月，看佔了多大的空間），行銷很多都是場佈當天到，不需要集貨點服務。
- 決定：不租集貨服務，請贊助商寄黑貓指定時間。再請 mouse 給詳細指示。
- 大會網站：各頁置放品牌 Logo 、連結; 贊助專區置放公司 中、英文各 200 字內簡介。需要 muka 的文宣規範。
- 大會手冊：跨頁 / 單頁廣告（完稿）（muka 再給銷售組詳細規範）
- 贊助商參加 邀請碼 / 晚宴 人數統計
跟廠商確認
- 宣傳資料
網站：logo 240 x120 px 與 中、英文各 200 字內簡介
FB：一張圖1400x1400pix，字數 200-300 字 （若無特別提供，就使用網站版的公司簡介）
手冊：跨頁 / 單頁廣告（完稿）
迎賓袋：（實體）紀念品＋A4文宣，需5/13使用黑貓寄達中研院會場
- 贊助商邀請碼& 晚宴 人數統計
下次開會時間：調查 3/23-3/30
寄開會通知的時候，會順便問大家要訂飲料
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